Datenschutzhinweise zum Hinweisgebersystem
Willkommen bei FELD M (nachfolgend auch „FELD M“, „wir“ oder „uns“). Wir sind nach dem Hinweisgeberschutzgesetz (nachfolgend „HinSchG!) verpflichtet, eine Meldestelle nach Maßgabe den §§ 12 bis 18 HinSchG einzurichten und vorzuhalten. Hierzu betreiben wir Meldekanäle, über die Sie sich an unsere interne Meldestelle wenden können, um Informationen über Verstöße zu melden.
Wir informieren Sie nachfolgend darüber, zu welchem Zweck und aufgrund welcher Rechtsgrundlage wir, für wie lange Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten und welche Rechte Ihnen hinsichtlich der Datenverarbeitung zustehen, sofern Sie unsere Meldekanäle nutzen.
Bitte nehmen Sie sich die Zeit, diese Hinweise zu lesen, da sie wichtige Informationen darüber enthalten, wie wir mit Ihren persönlichen Daten umgehen.
Inhalt dieser Hinweise
Sofern wir im Text den Begriff „Daten“ verwenden, sind ausschließlich personenbezogene Daten im Sinne der DSGVO gemeint, auch die der besonderen Kategorie.
Allgemeines
Wir sind verpflichtet eine Meldestelle einzurichten, um die mit dem Hinweisgeberschutzgesetz durch die Bundesrepublik Deutschland umgesetzten Vorgaben der Richtlinie (EU) 2019/1937 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 23. Oktober 2019 zum Schutz von Personen, die Verstöße gegen das Unionsrecht melden („Hinweisgeberschutz-Richtlinie“) zu erfüllen.
Das Ziel der Hinweisgeberschutz-Richtlinie ist es, dass das Recht der Europäischen Union in bestimmten Bereichen besser durchgesetzt wird, indem Personen, die Verstöße gegen das Unionsrecht melden, besonders geschützt werden. Auch wenn das HinSchG dieses Ziel nicht ausdrücklich nennt, ist es im Wege einer europarechtskonformen Auslegung des Gesetzes zu berücksichtigen. Das ausdrücklich im HinSchG verankerte Ziel ist der Schutz von natürlichen Personen, die im Zusammenhang mit ihrer beruflichen Tätigkeit oder im Vorfeld einer beruflichen Tätigkeit Informationen über Verstöße erlangt haben und diese an die Meldestelle melden oder offenlegen. Das HinSchG zielt auch auf den Schutz von Personen, die Gegenstand einer Meldung oder Offenlegung sind, sowie sonstige Personen, die von einer Meldung oder Offenlegung betroffen sind.
Wir haben daher, um Verstöße unter Berücksichtigung der vorgenannten Ziele melden zu können, eine Meldestelle eingerichtet und betreibt die entsprechenden Meldekanäle.
Hinweisgebende Personen
Wenn Sie sich an die interne Meldestelle wenden, um uns Informationen über Verstöße zu melden bzw. offenzulegen, verarbeitet die Meldestelle Ihre Daten nur soweit dies erforderlich ist, um die Meldung sowie den jeweiligen Sachstand zu dokumentieren und Ihnen den Eingang der Meldung zu bestätigen. Ferner verarbeiten wir Ihre Daten, um zu prüfen, ob der gemeldete Verstoß in den sachlichen Anwendungsbereich des HinSchG fällt und somit die Zuständigkeit der internen Meldestelle eröffnet ist, um zu prüfen, ob die Meldung stichhaltig ist, und sofern es für die Bearbeitung der Meldung insb. die Sachverhaltsermittlung erforderlich ist, um mit Ihnen hinsichtlich weiterer Informationen zu kommunizieren. Dabei machen wir uns Notizen und fertigen Protokolle an. Wir verarbeiten Ihre Daten auch, um angemessene Folgemaßnahmen zu ergreifen, und Ihnen darüber und über etwaige noch geplante Maßnahmen eine Rückmeldung sowie die Gründe hierfür zu geben. Falls durch die internen Ermittlungen und Nachforschungen Rechte von Personen, die im Zusammenhang mit der Meldung stehen berührt werden, erfolgt keine Rückmeldung.
Beschuldigte Personen
Wenn Sie in einer Meldung genannt oder Gegenstand einer Meldung sind, verarbeiten wir Ihre Daten nur soweit dies erforderlich ist, um die Meldung sowie den jeweiligen Sachstand zu dokumentieren, um zu überprüfen, ob der gemeldete Verstoß in den sachlichen Anwendungsbereich des HinSchG fällt und damit die Zuständigkeit der internen Meldestelle gegeben ist. Ferner verarbeiten wir Ihre Daten, um zu prüfen, ob die Meldung stichhaltig ist. Bei Feststellung der Stichhaltigkeit verarbeiten wir Ihre Daten, um die für die Sachverhaltsermittlungen erforderlichen Nachforschungen durchzuführen und um angemessene Folgemaßnahmen zu ergreifen.
Meldestellenbeauftragte und Beschäftigte in der Meldestelle
Wenn Sie Beauftragte bzw. Beauftragter der und oder Beschäftigte bzw. Beschäftigter in der internen Meldestelle sind, verarbeiten wir Ihre Daten zum einen, um Ihnen einen Account im Hinweisgeber-Modul unserer DPMS-Datenschutz-Software (DPMS) bereitzustellen und Ihnen den Zugang zu den Meldekanälen zu ermöglichen. Im Übrigen verarbeiten wir Ihre Daten, soweit dies erforderlich ist, um die Meldungen sowie den jeweiligen Sachstand zu dokumentieren.
Zweck und Rechtsgrundlagen
Zwecke der Verarbeitung sind unter Bezugnahme auf die gesetzlich verankerten Ziele der besseren Durchsetzung des Unions- sowie des nationalen Rechts
- die Einrichtung und der Betrieb von Meldekanälen nach § 16 HinSchG;
- die Dokumentation der Meldungen von hinweisgebenden Personen gemäß § 11 HinSchG;
- die Bestätigungen des Eingangs gegenüber hinweisgebenden Personen, die Prüfung der Meldung im Hinblick auf den sachlichen Anwendungsbereich und der Stichhaltigkeit von Meldungen sowie die Kommunikation mit hinweisgebenden Personen entsprechend § 17 Abs. 1 HinSchG;
- die Durchführung von Folgemaßnahmen nach § 18 HinSchG;
- Rückmeldungen an hinweisgebende Personen (§ 17 Abs. 2 HinSchG)
Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 Buchstabe c), Art. 9 Abs. 2 j DSGVO in Verbindung mit § 10 HinSchG.
Empfänger
Zugang zu oder Zugriff auf Ihre Daten erhalten ausschließlich mit der Bearbeitung von Meldungen betraute Personen. In der Regel sind das die Meldestellenbeauftragten sowie Beschäftigte in der Meldestelle. Sofern die Weitergabe von Informationen, die Rückschlüsse auf Ihre Identität als hinweisgebende Person erlauben, im Rahmen der Bearbeitung eines Hinweises für Folgemaßnahmen erforderlich ist, geben wir diese Informationen an zuständige Stellen außerhalb der Meldestelle nur weiter, wenn Sie zuvor in die Weitergabe nach § 9 Abs. 3 HinSchG eingewilligt haben. Im Rahmen einer Strafverfolgung oder aufgrund anderweitiger Verpflichtungen gegenüber Behörden kann es dazu kommen, dass Ihre persönlichen Daten gegenüber staatlichen Ermittlungsbehörden oder anderen zuständigen staatlichen Behörden im Rahmen gesetzlicher Verpflichtungen offengelegt werden müssen. In diesem Fall informieren wir Sie vorab darüber sowie über die Gründe für die Weitergabe. Von der Information sehen ab, wenn uns die zuständige Stelle mitgeteilt hat, dass dadurch die entsprechenden Ermittlungen, Untersuchungen oder Gerichtsverfahren gefährdet würden.
Unsere Meldekanäle sind gegenwärtig im Hinweisgeber-Modul unserer DPMS-Datenschutz-Software (nachfolgend „DPMS“) eingerichtet. Die DPMS-Datenschutz-Software wird technisch betrieben und bereitgestellt durch die LegalInnovate Technologies GmbH, ansässig am Issumer Tor 45 in 47608 Geldern. DPMS verarbeitet Ihre Daten in unserem Auftrag und nach unserer Weisung auf Servern in Deutschland. Das bedeutet, dass er Ihre Daten nicht für sich, vor allem nicht für eigene Zwecke oder eigene Werbemaßnahmen, nutzen oder nutzen dürfen. Jede Person, die Zugang zu den Daten erhält, ist zur Vertraulichkeit verpflichtet.
Löschung und Aufbewahrung
Wir löschen Ihre Daten, sobald sie für die Erreichung des Zwecks, für den wir sie erhoben haben, nicht mehr erforderlich sind. Das ist in der Regel drei Jahre nach Ablauf des Kalenderjahres, in dem das Verfahren abgeschlossen wurde, der Fall.
Weitere Informationen zum Datenschutz und zu Ihren Rechten
Sie haben das Recht, jederzeit Auskunft darüber zu verlangen, welche Daten über sie gespeichert sind. Sie können Berichtigung, Löschung und Einschränkung der Bearbeitung (Sperrung) ihrer personenbezogenen Daten verlangen, solange dies gesetzlich zulässig und im Rahmen eines bestehenden Vertragsverhältnisses möglich ist. Sie haben das Recht, Beschwerde bei jeder Aufsichtsbehörde für den Datenschutz einzulegen. Sie können der Datenverarbeitung aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, widersprechen, wenn die Datenverarbeitung aufgrund unserer berechtigten Interessen erfolgt oder für die Wahrnehmung einer öffentlichen Aufgabe erforderlich ist.
Weitere Informationen zum Datenschutz, insb. zu Ihren Rechten als Betroffene sowie hins. der Angaben zum Verantwortlichen und Datenschutzbeauftragten können Sie unter dem folgenden Link abrufen: www.feld-m.de/datenschutz.
Bei Fragen zur Verarbeitung von Ihren Daten wenden Sie sich vertrauensvoll an den Datenschutzbeauftragen (datenschutz@feld-m.de).
Im Abschnitt 4 des HinSchG sind Schutzmaßnahmen für hinweisgebende und weitere geschützte Personen, wie Ausschluss der Verantwortlichkeit, Verbot von Repressalien oder Schadenersatzpflichten, gesetzlich garantiert.
